Mô hình quản trị tinh gọn (Lean Manufacturing – Lean) trong hoạt động chế tạo máy là một phương pháp quản trị hiện đại sử dụng các phương pháp và công cụ tập trung vào các cải tiến để tinh gọn hóa quy trình sản xuất chế tạo máy công nghiệp, qua đó giảm thiểu tối đa các hoạt động không tạo ra giá trị tăng thêm trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp.

Dù đã trải qua gần 1 thế kỷ, Lean manufacturing vẫn được chứng minh là một phương pháp hiệu quả, có thể giúp các doanh nghiệp sản xuất, nhất là các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực chế tạo máy công nghiệp, giảm đáng kể thời gian thực hiện các quy trình sản xuất, chi phí vận hành, mặt bằng sản xuất, tăng năng suất lao động và đồng thời bồi dưỡng và phát triển văn hóa doanh nghiệp, nhờ đó, gia tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Có rất nhiều doanh nghiệp sản xuất hàng đầu như Toyota, Nike, Samsung,.. đều đã lựa chọn Lean là nền tảng cho sự phát triển sản xuất, và xây lên ngôi nhà Lean riêng của mình để phát triển vươn lên dẫn đầu thế giới.

Phương pháp quản trị tinh gọn khởi đầu từ sự thành công của hệ thống sản xuất Toyota (TPS – Toyota Production System) và đã được dần triển khai xuyên suốt các hoạt động của Toyota từ những năm 1950. Từ trước những năm 1980, Toyota đã ngày càng được biết đến nhiều hơn về tính hiệu quả trong việc triển khai hệ thống sản xuất Just-In-Time (JIT – sản xuất đúng lúc cần, không sản xuất thừa). Ngày nay, Toyota thường được xem là một trong những công ty sản xuất hiệu quả nhất trên thế giới và là công ty đã đưa ra chuẩn mực về điển hình áp dụng Lean Manufacturing. Cụm từ “Lean Manufacturing” hay “Lean Production” đã xuất hiện lần đầu tiên trong quyển Cỗ máy làm thay đổi Thế giới (The Machine that Changed the World) xuất bản năm 1990 và ngày càng ứng dụng rộng rãi tại nhiều công ty sản xuất công nghiệp nói chung và công ty tự động hóa nói riêng.

Năm nguyên tắc quản lý tinh gọn cốt lõi được áp dụng để tối ưu hóa hệ thống sản xuất trong hoạt động chế tạo máy thuộc lĩnh vực tự động hóa:

1. Tạo ra giá trị dựa trên quan điểm của khách hàng: Nguyên tắc đầu tiên của quản trị tinh gọn là chuỗi giá trị. Trước khi bắt đầu xác định và loại bỏ lãng phí, các công ty chế tạo máy công nghiệp cần xác định cung cấp các giải pháp tự động hóa mang lại giá trị thực, đáp ứng nhu cầu tốt nhất cho khách hàng. 

2. Nhận dạng chuỗi giá trị: Nguyên tắc thứ hai của quản trị tính gọn là chuỗi giá trị. Sau khi các công ty chế tạo máy công nghiệp đã xác định được giá trị sẽ mang đến cho khách hàng thì cần phải lên một kế hoạch tự động hóa sản xuất để tạo ra những sản phẩm có giá trị đó. Mục đích của nguyên tắc này là xác định mọi bước không tạo ra giá trị và tìm cách loại bỏ những bước đó.

3. Tạo dòng chảy liên tục trong quá trình sản xuất: Nguyên tắc thứ ba của quản trị tinh gọn là tạo dòng chảy. Một trong những mục tiêu đặc thù của quản trị tinh gọn trong hoạt động chế tạo máy là cải tiến và cập nhật xu hướng công nghệ mới liên tục. Bởi vậy loại bỏ các quy trình lãng phí chuyển hướng sang sản xuất thông minh trong lĩnh vực tự động hóa là điều cần thiết để thực hiện các cải tiến trong dòng giá trị, nhằm giảm thời gian sản xuất của mình.

4. Kéo dòng chảy theo chiều xuất phát từ khách hàng: Nguyên tắc thứ tư của hệ thống quản trị tinh gọn là kéo dòng chảy. Hệ thống kéo chỉ bao gồm việc bắt đầu công việc mới khi có nhu cầu của khách hàng về nó. Đây là những gì hỗ trợ sản xuất đúng lúc.

5. Cải tiến liên tục để hướng tới sự hoàn hảo: Nguyên tắc thứ năm của quản trị tinh gọn là cải tiến liên tục. Tham gia vào cải tiến liên tục để không ngừng theo đuổi quá trình hoàn hảo. Hãy biến tư duy tinh gọn và cải tiến quy trình trở thành một phần cốt lõi trong văn hóa doanh nghiệp.

Với mỗi mô hình quản trị tinh gọn sẽ có tầm quan trọng khác nhau ở mỗi công ty. Với công ty tự động hóa, mô hình này sẽ phụ thuộc vào đặc điểm hoạt động và lãng phí được nhận diện, từ đó sẽ lựa chọn được các công cụ quản trị tinh gọn phù hợp. Dưới mô hình quản trị tinh gọn này, doanh nghiệp sẽ dần nhận thấy những lợi ích của nó mang lại. Cùng điểm qua những lợi ích phổ biến khi triển khai mô hình này trong hoạt động chế tạo máy thuộc lĩnh vực tự động hóa:

1. Giảm thiểu lãng phí
Giảm thiểu lãng phí là một lợi ích quan trọng nhất của quản trị tinh gọn trong các công ty tự động hóa. Lãng phí được xác định bởi bất kỳ hoạt động nào, quy trình nào hay tính năng nào không tạo thêm giá trị cho quá trình sản xuất. Bằng cách loại bỏ lãng phí, hệ thống sản xuất tinh gọn có thể tạo ra sản phẩm tốt hơn, với chi phí thấp hơn.
Ví dụ như ứng dụng kho thông minh để lưu trữ dụng cụ, phụ tùng, thiết bị phục vụ cho hoạt động chế tạo máy, giúp giảm lãng phí thời gian đi bộ giữa các kệ hàng cũng như thời gian tìm hàng mà không làm ảnh hưởng đến quá trình vận hành sản xuất.
2. Rút ngắn thời gian chu trình sản xuất/ cung cấp dịch vụ
Quản trị tinh gọn giúp tinh gọn hóa các quy trình sản xuất không mang lại hiệu quả, từ đó loại bỏ thời gian chờ đợi giữa các công đoạn như thời gian khảo sát dự án, thời gian lên kế hoạch cung cấp các giải pháp tự động hóa cho khách hàng, thời gian test hệ thống tự động hóa, thời gian chờ đợi liên quan tới nghiệp vụ thanh toán,…
3. Cải thiện năng suất và chất lượng sản phẩm, dịch vụ
Các công ty tự động hóa áp dụng mô hình quản trị tinh gọn Lean manufacturing để giảm thiểu tình trạng phế phẩm, giảm lãng phí tài nguyên trong hoạt động thiết kế và chế tạo máy và nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực đầu vào, từ đó giúp tăng năng suất lao động/ hiệu suất làm việc của nhân viên thông và cải thiện chất lượng sản phẩm – dịch tự động hóa.
4. Quản lý hàng tồn kho
Nhờ phương pháp sản xuất đúng lúc cần, không sản xuất thừa (Just in time) của quản trị tinh gọn sẽ giúp các doanh nghiệp giảm lượng hàng tồn kho dư thừa nhất là các công ty tự động hóa sẽ hạn chế tối đa rủi ro thất thoát hàng hóa, quản lý hàng hóa khoa học hơn, tối ưu chi phí và ngăn ngừa các vấn đề về sản xuất.
Ví dụ, trong hoạt động chế tạo máy công nghiệp, thay vì quản lý hàng hóa theo hình thức truyền thống, quản trị tinh gọn sẽ hướng các doanh nghiệp sang quản lý hàng hóa tự động bằng việc ứng dụng kho thông minh để kiểm soát hàng tồn kho dễ dàng, giảm thiểu các lãng phí trong quá trình sản xuất.
5. Cải tiến quy trình
Đặc trưng của các công ty tự động hóa là luôn luôn cập nhật xu hướng công nghệ mới từng ngày và đáp ứng kịp thời thời nhu cầu của khách hàng. Vì vậy, lợi ích cải tiến quy trình liên tục của phương pháp quản trị tinh gọn sẽ vô cùng phù hợp với các công ty này.
6. Cải thiện tinh thần cho nhân viên
Đây là một lợi ích có thể không được nhận ra ngay trong giai đoạn đầu thực hiện mô hình quản trị tinh gọn đối với các công ty sản xuất công nghiệp nói chúng và công ty tự động hóa nói riêng. Nhưng một khi khái niệm Lean manufacturing tiếp cận cũng như được nhân viên chấp nhận, thì tinh thần của nhân viên ngày một tăng lên. Quản lý tinh gọn sẽ làm giảm những công việc hay thủ tục không cần thiết, nhờ đó sẽ giảm bớt áp lực công việc và dẫn đến cải thiện tinh thần của nhân viên.

Kết thúc 3 ngày “Marathon đường trường”, các thành viên trở lại với công việc hàng ngày với tâm thế mới: sẵn sàng thay đổi chính mình để cùng nhau tham gia cuộc marathon không ngừng nghỉ – đó chính là quá trình chuyển đổi mô hình quản trị tinh gọn Lean manufacturing của Autotech – là cuộc đua cần thiết để nâng tầm giá trị của một công ty chuyên cung cấp giải pháp tự động hóa lên một tầm cao mới với hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn, góp phần nâng tầm giá trị Việt và đóng góp nhiều hơn cho xã hội.